16 Ocak 2024 tarihinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu ("Kurum") tarafından paylaşılan Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numaralarının İşlenmesi Hakkında Rehber ("Rehber"), e-ticaret, kargo, taşımacılık, elektronik haberleşme, sigortacılık gibi sektörlerin yanı sıra kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan hizmetlerde T.C. kimlik numarasının işlenmesine ilişkin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca alınması gereken tedbirleri vurgulamaktadır.
Rehber, Kurum'un görev ve kapsamının tanıtılmasının ardından şu amaç ve kapsamla belirlenmiştir: "Kurumumuza intikal eden çeşitli sayıdaki şikayet ve ihbarda; T.C. kimlik numaralarının, işlenmesi durumunda mahiyeti gereği ilgili kişilerin diğer kişisel verilerine de erişim sağlayabilecek şekilde, farklı yöntemler mümkün iken doğrudan işlenmesi yönündeki iddialarla karşılaşılmaktadır. Bu nedenle T.C. kimlik numarasının işlenmesi faaliyetinde dikkat edilmesi gereken konularda bir bilgilendirme yapılması gereği ortaya çıkmıştır."
Rehber kapsamını sizler için özetledik.
T.C. Kimlik Numarasının Önemi:
Rehbere göre, T.C. kimlik numarası, özel nitelikli kişisel veriler arasında yer almamasına rağmen, elde edildiğinde bu numara ile ilişkilendirilmiş diğer kişisel verilere ulaşılabilme riski taşıyarak genel nitelikli kişisel veriler arasında önemli bir konuma sahiptir.
İhlal Edilen İlkeler:
Kurum'a iletilen ihbar ve şikayetler, çoğunlukla Kanun'un 4. maddesinde yer alan genel ilkelerden "işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesi"ni ihlal etmektedir.
Ölçülülük İlkesine Uyum Kriterleri:
Bir kişisel veri işleme faaliyetinin ölçülülük ilkesine uygun olabilmesi için;
Ölçülülük ilkesine uygun bir örnek olarak,
bir mobil uygulamada kişinin kimliğini doğrulamak için T.C. kimlik numarasının işlenmesi önerilmiştir.
Ancak, telefon numarasıyla da doğrulama yapılabileceği göz önüne alındığında, T.C. kimlik numarasıyla doğrulama yapılması, kişisel verilerin korunma hakkını daha fazla sınırlayan bir müdahale olacaktır. Bu nedenle, söz konusu işlemin gerekli ve orantılı olmadığı söylenebilir.
Ulusal kimlik numarası, vergi kimlik numarası, pasaport numarası ve sosyal güvenlik numarası gibi genel tanımlayıcı kişisel verilere; AB Direktifi ve AB Genel Veri Koruma Tüzüğü'nde özel önem atfedildiği belirtilmiştir.
Rehber'de, "T.C. Kimlik Numarasının İşlenmesinin Öngörüldüğü Durumlar" şu şekilde sıralanmıştır:"
1. Mal ve Hizmet Alışverişi için Fatura Düzenlenmesi:
213 sayılı Kanun'un 232'nci maddesinde belirtilen mal ve hizmet satışları için fatura düzenleme zorunluluğu, müşterinin gerçek kişi mükellef olması durumunda 01.07.2006 tarihinden itibaren vergi kimlik numarası ile eşleştirilmiş olan T.C. kimlik numarasının faturada yer almasını öngörmektedir.
Bu kapsamda, mükellef olmayan nihai tüketicilere yönelik düzenlenen faturalarda T.C. Kimlik Numarasının bulunmasının hiçbir şekilde gerekli olmaması gerekliliği vurgulanmaktadır.
Ayrıca, mal veya hizmeti satan tarafından T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı'na "Bs" formu aracılığıyla yapılan bildirimde, nihai tüketicilere satışı yapılan mal veya hizmetin tutarının 5.000 TL'nin üzerinde olması durumunda, söz konusu satışın Bakanlığa bildirilmesinin gerektiği ve bu bildirimde nihai tüketicinin T.C. Kimlik Numarasının yer alması gerekliliği belirtilmektedir.
2. Sipariş/Kargo Teslimatı:
Posta gönderilerine ilişkin güvenlik tedbirlerine yönelik usul ve esaslarının 4. maddesi çerçevesinde, posta gönderilerinin kabulü ve teslimi aşamasında hizmet sağlayıcıların talebi üzerine kargo şirketleri tarafından en az düzeyde gerçek kişi alıcıların adı ve soyadı ile birlikte kimlik numaralarının işlenmesi gereklidir.
Uzaktan gerçekleştirilen alışverişlerde, kargonun alıcıya teslim edilme aşamasında kargo firması yetkilisi tarafından en az düzeyde adı-soyadı ile birlikte T.C. kimlik numarasının (yabancı uyruklular için pasaport numarası, uluslararası geçerliliği olan muadili belgenin numarası veya T.C. yetkili mercilerince verilmiş kimliği tespite yarayan belge numarası) kayıt altına alınması gerekmektedir.
3. Posta Gönderilerinin Teslimi:
Posta gönderilerine ilişkin güvenlik tedbirleri doğrultusunda, gönderici ve/veya alıcının gerçek kişi olması durumunda, teslim edenin ve teslim alanın T.C. kimlik numarası işlenmelidir.
4. ETAHS’a Yapılacak Şikâyet Başvuruları:
Elektronik Ticarette Hizmet Sağlayıcı ve Aracı Hizmet Sağlayıcılar Hakkında Yönetmelik'e göre, fikri ve sınai mülkiyet hakkı ihlali şikâyet başvurularında T.C. kimlik numarasının yer alması gerekmektedir.
5. Esnaf Tarafından Ticari Elektronik İleti Gönderimi:
Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'e göre, ticari elektronik iletilerde tacirler için MERSİS numarası ve ticaret unvanına, esnaflar için adı, soyadı ve T.C. kimlik numarasına yer verilmesi gerekmektedir.
6. Gerçek Kişiler Tarafından, Ticari Elektronik İletilere İlişkin Ticaret Bakanlığı’na Şikâyette Bulunulması:
Ticari elektronik iletilere ilişkin şikâyet başvurularında, kısa mesaj, elektronik posta veya sesli arama yoluyla yapılan başvurularda şikâyetçinin T.C. kimlik numarası yer almalıdır.
7. Ticaret Siciline Tescil Edilme ve Sicil Tasdiknamesi:
Ticaret Sicili Yönetmeliği'ne göre, ticari işletmelerin tescilinde, tasdiknamede gerçek kişilerin T.C. kimlik numarası yer almalıdır. Bu durum ticari temsilcinin tescili, dernek ve vakıflara ait ticari işletmelerin tescili, anonim ve limited şirketlerin kuruluşu ve tasfiyesi gibi birçok başlıkta geçerlidir.
8. Mahallî ve Genel Seçimler Kapsamında, Seçmen Listelerinin Askıya Çıkarılması, Seçime Girme Yeterliliğine Sahip Siyasî Partiler ile Paylaşılması:
2820 sayılı Siyasi Partiler Kanunu'na göre seçime katılma yeterliliği bulunan partilere talep üzerine seçmen listelerinin imza karşılığında bilgisayar veya liste ortamında iletilmesi sırasında T.C. kimlik numarası kullanılmalıdır.
9. İcra Takip Talebinde Bulunma:
İcra takiplerinde alacaklının varsa T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası, biliniyorsa borçlunun T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarasının bulunması gerekmektedir.
10. Borç Ödemeden Aciz Vesikalarında Adalet Bakanlığınca Tutulan Aciz Vesikası Sicili: - Borç ödemeden aciz vesikalarında Adalet Bakanlığı tarafından tutulan sicilde, borçlunun T.C. kimlik numarası üçüncü sütunda yer almalıdır.
11. Noterlikte Yapılan Hukukî İşlemler: - 1512 sayılı Noterlik Kanunu'na göre, noter tarafından düzenlenen hukuki işlemlerde ilgililerin kimlik bilgileri tutanakta yer almalıdır. Onaylama şerhlerinde ve belirli durumlarda ilgililerin kimlik bilgileri zorunlu olarak belirtilmelidir.
12. Tapu Kütüğüne Tescil: - 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu'na göre tapu kütüğüne tescil işlemlerinde kişinin kimliği belirtilmelidir.
13. Dava Açma, İstinaf, Temyiz vb. İstemli Dilekçelerde: - 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu'na göre, dava dilekçelerinde, istinaf kararlarında, temyiz dilekçelerinde ve istemli dilekçelerde T.C. kimlik numarası yer almalıdır. Bu durum vekiller, mahkemeye başvuranlar ve diğer ilgili kişileri kapsar.
14. Aile Kütüklerinin Tutulması: - 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu'na göre her mahalle veya köy için ayrı tutulan aile kütüklerinde T.C. kimlik numarası yer almalıdır.
15. Boşanma veya Evliliğin İptali: - 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu'na göre boşanma veya evliliğin iptaline ilişkin kararlarda tarafların T.C. kimlik numarası belirtilmelidir.
16. Gerçek Kişilere Verilen Tanıtıcı Belgeler: - 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu'na göre düzenlenen tanıtıcı belgelerde, kimlik kartı, vergi kimlik kartı, sürücü belgesi, pasaport gibi belgelerde T.C. kimlik numarası bulunmalıdır.
17. Kimlik Paylaşımı Sistemi (KPS): - Kimlik Paylaşım Sistemi Yönetmeliği'ne göre KPS veri tabanında T.C. kimlik numarası bilgisi bulunmalı ve anlaşmalara göre bu bilgiler ilgili kurumlara iletilmelidir.
18. Hekimler ve Sağlık Çalışanlarının "Beyaz Kod Kullanımı": - Beyaz Kod Kullanım Süreci Kılavuzu uyarınca sağlık çalışanlarının şiddet durumunda şikâyet başvurularında T.C. kimlik numarası kullanılmalıdır.
19. Havayolu Bileti Düzenlenmesi: - 2920 sayılı Türk Sivil Havacılık Kanunu'na göre havayolu ile seyahat edecek kişilerin bilgileri, seyahat kolaylaştırma, güvenlik ve risk değerlendirmesi amacıyla işlenmelidir. E-bilet düzenleme izni alan hava yolu firmalarının e-biletlerinde yolcunun T.C. kimlik numarası veya pasaport numarasına yer verilmesi gerekmektedir.
20. Yolculuk, Etkinlik ve Spor Müsabakaları Biletlemeleri: - Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre e-bilet düzenleyenlerin, yolcuların ve gider gösteren mükelleflerin, elektronik yolcu listesinde T.C. kimlik numarası veya Vergi Kimlik Numarası'nın yer alması gerekmektedir. Futbol dalında en üst lig ve bir altındaki ligde seyir alanlarına giriş için elektronik kart alınması durumunda da T.C. kimlik numarası kullanılmalıdır.
21. Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi: - 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun uyarınca, suç gelirlerinin önlenmesi amacıyla yapılan işlemlerde işlem yapanlar ile işlem yapılan kişilerin T.C. kimlik numaraları tespit edilmelidir. Suç gelirlerinin ve terörün finansmanının önlenmesine dair yönetmelik uyarınca, yükümlülerin sürekli iş ilişkisi tesisinde, şüpheli işlem bildirimini gerektiren durumlarda ve belirli tutar üzerindeki işlemlerde müşterilerin kimlik bilgilerini almak ve doğruluğunu teyit etmek zorunludur.
T.C. Kimlik Numarası İçeren Belgelerin ya da Kimlik Bilgilerinin, Kimlik Tespiti ve Sair Amaçlarla Yetkili Mercilere İbrazı, Gösterilmesi veya Bildirilmesine İlişkin Durumlar ise şu şekilde belirtilmiştir.
Pay Sahibi Olunan Şirketin Genel Kuruluna Katılım:
Şirket genel kurullarında kimlik tespiti ve yetkililere ibraz durumları.
Mesafeli Sözleşme Yapılması:
Uzaktan gerçekleştirilen sözleşmelerde kimlik bilgilerinin belirtilmesi.
Genel ve Mahallî Seçimlerde Oy Verme:
Seçimlerde kimlik bilgilerinin gösterilmesi ve oy kullanma durumları.
Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Borsaların Organ Seçimlerinde Oy Verme:
İlgili kuruluşların organ seçimlerinde kimlik tespiti ve oy kullanma durumları.
Sendika Seçimlerinde Oy Verme:
Sendika seçimlerinde kimlik bilgilerinin gösterilmesi ve oy kullanma durumları.
Sendika Temsilcisinin Kimliğinin İşverene Bildirilmesi:
Sendika temsilcilerinin kimlik bilgilerinin işverene bildirilmesi durumu.
Noterlikçe Yapılan Kimlik Tespiti İşlemleri:
Noterler aracılığıyla gerçekleştirilen kimlik tespiti işlemleri.
Sağlık Hizmet Sunucularında Yapılan Kimlik Tespiti İşlemleri:
Sağlık hizmet sunucularında kimlik tespiti ve doğrulama durumları.
Konaklama, Dinlenme, Bakım ve Tedavi Tesislerinde Kimlik Tespiti ve Bildirilmesi:
Konaklama, dinlenme, bakım ve tedavi tesislerinde çalışanlar ile bu yerlerde kalanların kimlik tespiti ve bildirilmesi.
Elektronik Ödeme Hizmeti:
Elektronik ödeme işlemlerinde kimlik doğrulama durumları.
Elektronik Haberleşme Sektöründe Kimlik Doğrulama İşlemleri:
Elektronik haberleşme sektöründe kimlik doğrulama işlemleri.
Spor Müsabakalarına Bahis Oynama ve İkramiye Kazanma:
Spor müsabakalarına bahis oynama durumu ve ikramiye kazanma.
Milli Piyango Çekilişlerinden İkramiye Kazanma:
Milli piyango çekilişlerinden ikramiye kazanma durumu.
Kolluk Güçlerinin Kimlik Sorma Yetkisi:
Kolluk güçlerinin kimlik sorma yetkisi.
Özel Hastanelerde Biyometrik Yöntemlerle Kimlik Doğrulama:
Özel hastanelerde biyometrik yöntemlerle kimlik doğrulama.
Rehber’e ilişkin Kurum’un duyurusuna ulaşmak için tıklayınız.
Rehber’in tam metnine ulaşmak için tıklayınız.